בטיפול קונבנציונלי הבסיס לטיפול מורכב, לרוב, בקביעת פגישה, בהגעת הפונה לפגישה, באיסוף פרטים היסטוריים-התפתחותיים ויצירת הנחיות כלליות לטיפול. בגישת פתרון-בעיות ממוקדת, קצרת מועד, ישנו צעד נוסף וחשוב כחלק מיצירת הבסיס לטיפול; הצעד הטיפולי הראשון ננקט, בחלקו, כבר במגע הראשון עם הפונה בשיחה בטלפון, ובחלקו האחר כאשר הפונה מגיע לפגישה הראשונה.
הנחת הפתיחה של המטפל, בקשר ההתחלתי, שלא כל מי שמגיע למטפל יש לו עניין לעבוד על בעייתו. הסיבות לפנייה למטפל יכולות להיות מגוונות; לעיתים אנשים נכפים להגיע לטיפול, כמו העבריין שנשלח על ידי בית-משפט, או הבעל שמגיע בגלל איומי האישה להיפרד, או ילד שמופנה יחד עם הוריו על ידי יועצת בית-הספר או מחנכת הכיתה. לכן, הדבר החשוב ביותר בתחילת הטיפול הוא לוודא שיוצרים קשר עם מי שמעונינים לטפל בבעייתם, אם הפונה הוא לקוח.
זיהוי מי שמעוניין ומוכן להתחייב לתהליך הטיפול יכול להיעשות על ידי זיהוי מי שמוטרד הכי הרבה מהבעיה. האדם הכי מוטרד מהבעיה ישתף פעולה ויספק את הנתונים הרלבנטיים לבניית התוכנית הטיפולית. באופן כללי, ישנן שלוש סיטואציות שמצריכות לקבוע מיהו זה שמעוניין הכי הרבה בטיפול:
- כאשר צד שלישי מתקשר לקבוע פגישה למישהו אחר.
- כאשר נשוא הקושי מתקשר בעצמו לקבוע את הפגישה, אך מציין שהוא פועל בהשפעת לחץ חיצוני.
- כאשר המתקשר מבקש “פגישה משפחתית” מבלי להצביע באופן ספציפי על הרציונל של מפגש כזה.
צד שלישי מתקשר ומבקש פגישה
דוגמאות אופייניות לסיטואציה כזאת הן כאשר הורה מבקש לקבוע פגישה לבן מתבגר; בן זוג מבקש לקבוע פגישה לבן/בת הזוג או ילדים מבוגרים מנסים להסדיר פגישה עבור הוריהם הזקנים. בכל המקרים האלה לא ברור אם הקריאה נעשתה על פי בקשת נשוא הפנייה או על פי רצון המתקשר ויחסו כלפי האדם עבורו הוא מזמן את הפגישה, שבמקרה הטוב מוכן “ללכת עם זה”. את ההבדל אפשר לאתר בנקל אם שואלים את המתקשר אם האדם עבורו נעשתה הפנייה יודע על כך ועד כמה הוא מעוניין לפגוש את המטפל.
אחת הדרכים להתגבר על האפשרות שהטיפול ילך לכיוון בלתי רצוי, במקרה כזה, היא לבקש מהמתקשר לבוא יחד עם נשוא פנייתו בטענה שזה יכול לקדם את הטיפול כולו. פעמים אחרות אפשר לבקש מהמתקשר לבוא בעצמו כדי לתת רקע חיוני אודות האדם שבשבילו הוא פנה למטפל. בדרכים כאלה המתקשר יכול להיות מעורב בטיפול מיד, וגם אם יתברר שהצרכן הפוטנציאלי הוא לא “המזיע”, כי אז אפשר להמשיך ולעבוד עם מי שהתקשר בתחילה.
נשוא הקושי מתקשר בעצמו
הדוגמאות הנפוצות במקרה כזה הן אלה של אלכוהוליסט שמגיע בלחץ אשתו; עבריין צעיר שמופנה על ידי בית משפט לקצין מבחן; תלמידים שמופנים למטפל על ידי מחנכת כיתה או יועצת בית-ספרית. פניות כאלה נובעות, לרוב, ממצוקות של אלה שנמצאים בקרבת האדם הפונה ופחות מרצונם של הפונים עצמם.
כאשר מבררים, במצבים כאלה, את הסיבה לפנייה מקבלים, לרוב, תשובה שאם לא היו כופים עליהם להגיע הם לא היו מגיעים ביוזמתם האישית. כפי שצוין קודם, סיטואציה כזאת ניתנת להבחנה קלה ומהירה על ידי כך ששואלים את הפונה מה גרם לו, באופן ספציפי, לחפש טיפול דווקא עכשיו. התשובה של הפונה, במקרה כזה, תקבע את תוכנית ההתערבות: האם לעבוד עם הפונה שהגיע בלחץ של אחרים, או לבקש שגם הכופה יגיע לפגישה הקרובה ויפרוש את השקפתו אודות הקושי, או לעבוד עם הכופה תוך התמקדות בצורך לעזור לנשוא הפנייה שלא משייך לעצמו את הבעיה.
המתקשר מבקש “פגישה משפחתית”
במקרים מסוימים הפונה מבקש לקבוע פגישה “לכל המשפחה”. פנייה כזאת יכולה להיות מעורפלת ולא מוגדרת. כאשר הבעיה לא מוגדרת כדאי לבדוק עם הפונה אם ישנה בעיה ספציפית שמטרידה אותו והביאה אותו לפנות למטפל. ברור כזה יכול להגדיר באופן ברור את סיבת הפנייה ולמנוע בזבוז אנרגיה וזמן בעבודה עם כל המערכת. הפונה יכול לציין בעיה אישית, בעיה של ילד או בעיה שבין בני הזוג. בנוסף לכך הוא יכול לציין שמישהו שלישי; חבר, או איש מקצוע הציע להם לחפש מטפל משפחתי וטיפול משפחתי. ברור הפנייה יכול להקל על המטפל לקבל החלטה האם לזמן את הפונה בעצמו, בפעם הראשונה, או את כל המערכת.
חשוב לחזור ולהדגיש את אחד היסודות של גישת פתרון בעיות ממוקדת, קצרת המועד: מי שמתקשר, עושה זאת כי יש בכוונתו להשלים מעגל כלשהו. המתקשר יהיה זה שעשוי לתת את מרב המידע כדי לעזור לעצמו ולאחרים. בנוסף לכך הוא יהיה זה שיגלה את הנכונות הרבה ביותר לשתף פעולה כדי להביא לשינוי.